Funderar du på att byta från Upsales till HubSpot? Rätt genomförd ger migreringen dig en renare kunddatabas, bättre rapportering och en plattform som växer med företaget. Fel genomförd riskerar du i stället tappad data och frustrerade användare. I den här guiden går vi igenom hur du planerar och genomför flytten, och vad du bör tänka på innan du sätter igång.
Upsales är ett kompetent svenskt sälj-CRM, och ett byte handlar sällan om missnöje. Det vanligaste skälet är att företaget har vuxit ur ett renodlat säljverktyg och behöver en plattform som också täcker marknadsföring, kundservice och automatisering.
HubSpot samlar sälj, marknad och service i en och samma plattform, byggd på en gemensam kunddatabas. Det ger dig bland annat kraftfulla automatiseringsflöden, anpassade rapporter och dashboards samt en marknadsplats med över tusen färdiga integrationer mot andra system, till exempel ekonomisystem, e-handelsplattformar och annonsplattformar som LinkedIn och Meta. När alla team arbetar i samma system slipper du splittrad kunddata och får en samlad bild av hela kundresan, från första besök på webben till avslutad affär och vidare in i kundvården.
Vårt råd: räkna på helheten, inte bara på licenskostnaden. Ett byte motiveras av vad den samlade plattformen gör för intäkterna och effektiviteten, inte av priset på enskilda funktioner.
Innan du drar igång en migrering bör du försäkra dig om att bytet verkligen är rätt beslut. En migrering kostar tid och engagemang, och den ska göras av rätt skäl.
Upsales styrkor är enkelheten och säljfokuset. Det är snabbt att komma igång med, har ett intuitivt gränssnitt och täcker grunderna väl: kontakt- och affärshantering, pipelines och säljrapportering. För ett mindre säljteam med en rak försäljningsprocess räcker det ofta långt.
HubSpots styrka är bredden och skalbarheten. Plattformen täcker hela kundresan, erbjuder betydligt mer avancerad automatisering och rapportering, och växer med dig genom olika nivåer, från gratis CRM till Enterprise. Bredden innebär samtidigt att det finns mer att sätta sig in i, och att en genomtänkt implementation spelar stor roll för resultatet.
Gör så här: lista era krav och önskemål, involvera de som faktiskt ska arbeta i systemet och tänk tre år framåt snarare än på dagens behov. Väg sedan systemen mot listan i stället för mot varandras funktionslistor.
En lyckad migrering avgörs i planeringen, inte i själva flytten. Lägg tiden här så går resten smidigt.
Inventera din data. Gå igenom vad som finns i Upsales: kontakter, företag, affärer, pipelines och faser, aktiviteter, anteckningar och egna fält. Bestäm vad som ska flyttas med och, minst lika viktigt, vad som kan lämnas kvar. En migrering är ett utmärkt tillfälle att städa.
Rensa innan flytten. Ta bort dubbletter, inaktiva kontakter och inaktuell information innan du exporterar. Att flytta med skräpdata till ett nytt system är den vanligaste missen vi ser. Passa också på att se över GDPR: flytta bara data du har laglig grund att behandla.
Mappa fält och processer. Bestäm vilket fält i Upsales som motsvarar vilken egenskap i HubSpot, och hur dina säljfaser ska översättas till pipelines i HubSpot. Allt behöver inte mappas ett till ett, ofta är det bättre att bygga processen som ni vill ha den framåt.
Planera integrationer och sätt en tidplan. Lista vilka system som i dag är kopplade till Upsales, till exempel ekonomisystem och e-post, och hur motsvarande kopplingar ska sättas upp i HubSpot. Utse en ansvarig för migreringen, välj ett datum för själva flytten och frys ändringar i Upsales under flyttdagarna så att ingen data skapas i två system samtidigt.
I Upsales exporterar du data per objekttyp, vanligtvis via listvyer som kan exporteras till Excel eller CSV. Gör så här:
1. Exportera varje objekttyp för sig: företag, kontakter och affärer.
2. Ta med ID-kolumner och kopplingsfält i exporten, till exempel vilket företag en kontakt tillhör. Det är dessa som gör att relationerna mellan objekten kan återskapas i HubSpot.
3. Ta med alla fält du beslutat ska flyttas med, inklusive egna fält.
4. Notera antalet rader per export. Siffrorna använder du senare för att kontrollera att allt kommit med.
Tänk på att historik som aktiviteter, e-post och anteckningar ofta är svårare att få med via filexport. Behöver du hela historiken kan den behöva hämtas via Upsales API och migreras separat. Ta ställning till hur mycket historik som faktiskt behövs i det nya systemet innan du lägger tid på det.
HubSpots importverktyg tar emot filer i CSV- och Excelformat och låter dig mappa kolumnerna i filen mot egenskaper i HubSpot. Gör så här:
1. Förbered HubSpot först: skapa de egna egenskaper, pipelines och faser som din data ska landa i. Importera aldrig in i ett tomt, oförberett konto.
2. Testa med en liten fil. Importera ett tiotal rader, kontrollera resultatet och justera mappningen innan du kör hela datamängden.
3. Importera i rätt ordning: företag först, därefter kontakter och sist affärer. Du kan också importera flera objekt i samma import och låta HubSpot koppla ihop dem via gemensamma kolumner.
4. Använd unika identifierare, som e-postadress för kontakter och organisationsnummer eller domän för företag, så att importen uppdaterar befintliga poster i stället för att skapa dubbletter.
5. Kontrollera resultatet. Stäm av antalet poster mot dina exporter, gör stickprov på enskilda företag och kontakter, och verifiera att affärer ligger i rätt pipeline och fas med rätt belopp och kopplingar.
Själva dataflytten är bara halva jobbet. Värdet av bytet avgörs av vad som händer sedan.
Utbilda användarna innan systemet tas i drift skarpt, och utgå från era egna processer snarare än generella genomgångar. Sätt upp de automatiseringar, rapporter och dashboards som motiverade bytet. Behåll gärna läsbehörighet till Upsales under en övergångsperiod som referens, men sätt ett slutdatum så att ingen fortsätter arbeta i det gamla systemet. Följ upp efter någon månad: används systemet som tänkt, och håller datakvaliteten?
En CRM-migrering går att göra på egen hand, men med en erfaren partner minskar både risken och tiden till effekt. Vi på Resultify har genomfört många migreringar till HubSpot och hjälper gärna till, från planering till färdig lösning.