Kleer bokföring och ekonomitjänst

Kleer + HubSpot

Bolag som sköter ekonomin via Kleer och säljer via HubSpot slipper mata in samma kund, samma orderrad och samma faktura två gånger. Vunna affärer blir fakturaunderlag i Kleer, och fakturor, avtal och betalstatus speglas tillbaka till HubSpot.

Boka ett integrationsmöte
HubSpot Offert, affär, orderrader Kleer Artiklar, kundfaktura, bokföring Vunnen affär med orderrader Pris och rabatt per rad Kund via organisationsnummer FAKTURERAR Artikelregister och SKU Fakturor och betalstatus Avtal och kunduppgifter SPEGLAR

Det här löser vi åt dig:

1

Fakturan skapas från affären

När en affär markeras som vunnen i HubSpot blir orderraderna ett fakturaunderlag i Kleer. Ekonomi slipper tolka mejl och säljare slipper skriva om samma rader i två system.

2

Rätt artikel och rätt konto varje gång

Kleer är master för de bokföringsbara artiklarna. HubSpots orderrader matchas mot Kleers SKU, så att konto, moms och periodisering alltid blir rätt även när säljaren skriver fritext och ger rabatt.

3

Säljarna ser vad som är fakturerat och betalt

Fakturor, avtal och betalstatus från Kleer visas på företagskortet i HubSpot. Ingen behöver fråga ekonomi om kunden har betalat innan nästa dialog.

Vad gör integrationen med HubSpot?

Integrationen kopplar ihop HubSpots affärer och orderrader med Kleers artikelregister och kundfakturering. Kunden identifieras på organisationsnummer, så att samma bolag aldrig skapas två gånger. Priset hämtas alltid från HubSpot, eftersom det är där rabatter och kundspecifika priser bestäms, medan artikel, konto och moms styrs från Kleer.

Flera orderrader med samma Kleer-artikel kan slås ihop till en fakturarad, eller behållas som detaljerade rader, beroende på hur ni vill att kunden ska se fakturan. Ett litet antal kärnartiklar i Kleer räcker för korrekt bokföring, resten av variationen lever i HubSpot.

Åt andra hållet hämtas fakturor, avtal och kontaktuppgifter från Kleer till HubSpot, så att sälj och kundansvariga ser hela den ekonomiska bilden av kunden där de redan jobbar.

Varför integrera Kleer med HubSpot?

  • Kortare tid från vunnen affär till skickad faktura.
  • Inga dubbletter: organisationsnummer är nyckeln i båda systemen.
  • Konsekvent bokföring när artikel, konto och moms alltid kommer från Kleer.
  • Flexibel prissättning: rabatter och kundpriser sätts i HubSpot utan att bokföringen påverkas.
  • Bättre kunddialog när säljaren ser fakturahistorik och betalstatus direkt i CRM.
  • Rapportering på fakturerad omsättning per kund, produkt och säljare i HubSpot.

Detta synkas automatiskt:

Exakt omfattning sätts tillsammans med er. Nedan är det vanligaste upplägget.

→ Från HubSpot till Kleer

  • Vunna affärer som fakturaunderlag
  • Kund: företagsnamn, organisationsnummer, adress och fakturamottagare (skapas bara om kunden saknas)
  • Orderrader: artikel via SKU, antal, pris, rabatt och beskrivning
  • Aggregering av rader med samma Kleer-artikel när så önskas
  • Referens tillbaka till HubSpot-affären på fakturan

← Från Kleer till HubSpot

  • Artikelregister till HubSpots produktbibliotek, med SKU som nyckel
  • Fakturor med belopp, förfallodatum och status
  • Betalstatus och förfallet belopp per kund
  • Avtal och abonnemang kopplade till rätt företag
  • Kontaktuppgifter och kundnummer från Kleer

Byggt för bolag som använder Kleer

Vi använder Kleer själva och har byggt integrationen för konsult- och tjänstebolag som säljer via HubSpot och bokför via Kleer.

Datamodellen

Företag, kontakter, affärer och produkter i HubSpot speglas mot kunder, artiklar och fakturor i Kleer. Vid behov läggs egna objekt till i HubSpot för fakturor och avtal, så att de kan användas i rapporter och automationer.

Reglerna

Vi dokumenterar vad som är master per fält, hur rader matchas mot SKU, hur utländska kunder utan organisationsnummer hanteras och vad som händer när en affär ändras efter att fakturan skapats.

Driften

Integrationen driftas och övervakas av oss. Fel loggas på företagskortet i HubSpot så att ni ser om något inte gått igenom, och vi finns kvar när ni ändrar artiklar eller processer.

Vanliga frågor och svar

Måste alla våra produkter finnas i Kleer?

Nej. Kleer behöver bara de artiklar som styr bokföring, konto och moms. Det räcker ofta med en handfull kärnartiklar. Variationen i vad ni säljer, med egna beskrivningar och priser, ligger kvar i HubSpot och matchas mot rätt Kleer-artikel via SKU.

Var sätts priset?

I HubSpot. Det är där offerten och rabatten bestäms, så det är därifrån priset per rad hämtas. Kleer bidrar med artikel, konto och momssats.

Hur hanteras kunder utan svenskt organisationsnummer?

Utländska kunder matchas på ett alternativt kundnummer som vi sätter upp i båda systemen. Regeln dokumenteras i integrationen så att det blir samma varje gång.

Vi använder redan Stripe eller en annan betallösning. Krockar det?

Vi kartlägger befintliga kopplingar först och avgränsar vad som ska gå via Kleer-integrationen, så att inga fakturor skapas dubbelt.

Hur lång tid tar det?

Ett standardupplägg med artiklar, fakturaunderlag och fakturastatus tar normalt några veckor från kartläggning till drift. Vi ger en tidsuppskattning efter första mötet.

Kleer är ett varumärke som tillhör Kleer Group AB. Resultify är en fristående HubSpot Diamond Solutions Partner.

Robert-Brakenhielm-1